Travailler en mode projet

Le mode projet est une technique de management complexe. Elle est parfaitement adaptée aux grands projets de long cours. Mais sur ces projets, un chef de projet (interne ou externe) rompu à ces techniques sera nommé car cette compétence est indispensable.

Pour autant, la vie d'une équipe regorge aussi de petits projets, et développer quelques bons réflexes de chefs de projet peut aider à réussir. On entendra ici par « projet » toute action un peu longue (plus que quelques jours), qui sort de l'ordinaire de fonctionnement du service.

Quelques trucs pour bien les manager.

Valoriser les difficultés

Les projets sont souvent regardés d'un mauvais oeil parce qu'ils viennent s'ajouter dans un agenda déjà chargé (ou vécu comme tel) et parce que par définition il va nécessiter des compétences différentes de l'habitude. Donc on va travailler plus, et avec un risque d'échec plus fort.

Si vous voulez contrarier ce risque structurel, mettez les difficultés en valeur. Parce que l'intérêt d'un projet, c'est de donner l'occasion de réaliser des exploits ; d'ailleurs quand vous interroger quelqu'un de n'importe quel âge sur ce qu'il retient de sa carrière, il vous cite les projets réussis, pas le quotidien. Bref, montrer combien la réussite du projet sera un succès valorisant et mettez les difficultés en avant comme autant de défis à relever.

Si tant de gens courent des marathon, c'est parce que c'est difficile. Ne soyez pas effrayé par les projets difficiles : ce sont eux seuls qui peuvent créer de la fierté.

Montrer les avancées

Le souci du projet, notamment quand il est très long, c'est que l'on finit par ne voir que l'enchaînement de difficultés. Quand on en surmonte une, trois autres arrivent. Ça use. Au bout d'un moment, le projet deviendra une routine de plus, plus incertaine que les autres routines : c'est « l'effet tunnel ».

Le réflexe à prendre est de rythmer le projet en faisant des points fréquents pour regarder le chemin parcouru et se féliciter des épreuves que l'on a surmontées. Comme le guide de montagne qui fait des pauses pour admirer le paysage, montrer le chemin parcouru et montrer la prochaine étape, le chef de projet doit faire des pauses pour admirer les réalisations, montrer les dernières et les prochaines étapes.

Pourquoi pas un management visuel ?

Si vous voulez matérialiser le projet dans le bureau ou la salle de réunion, vous pouvez mettre une affiche de pub pour le projet… Mais vous pouvez aussi mettre une affiche de management visuel ; c'est à dire une affiche qui va montrer à tous que le projet avance (ou pas) et augmenter la responsabilité des collaborateurs concernés.

Ainsi, on créera une affiche avec des cases destinées à recevoir des post-it que chacun remplira. Par exemple 3 cases : « les actions en cours », « les actions finies », « les actions non démarrées ». Ou alors, une carte des services concernés par le projet et les post-it collés sur la carte indiquent là où le projet avance vite, là où il est en difficulté et là où il n'a pas démarré.

La réunion projet s'anime alors debout, et chaque membre de l'équipe actualise ses post-it. On en profitera pour valoriser les succès et comprendre les difficultés.

Le tableau d'une enquête policière a le double mérite de montrer l'avancée du travail (et donc le résultat des efforts) et de permettre, simplement, une vision globale du cas.

Veillez à la bonne ambiance

Souvent dans un projet il y a des membres d'autres équipes sur lesquels vous n'avez pas de pouvoir hiérarchique. Bien sûr, ils ont des raisons d'être là, mais parfois ça ne suffit pas.

Veillez donc à ce que les réunions projet soient souriantes, détendues, simples, amusantes. Ce n'est pas suffisant pour réussir bien entendu, mais entre 2 réunions bien préparées, la plus sympathique sera la plus efficace et celle où vous aurez le moins d'absents.
 

Enfin adaptez votre niveau d'exigence

Un projet c'est incertain et ça demande de la prise de risque. Alors si vous êtes aussi intransigeant sur le management de votre projet que vous l'êtes sur le management des tâches du quotidien qu'il faut répéter avec rigueur chaque jour, alors vous générerez de la crainte et de l'immobilisme.

Un projet nécessite plus de souplesse, plus de bienveillance, plus de positif.