Arbitrer : la matrice ODAR

Cette grille toute simple sert de base à un travail de réduction du temps passé en réunion, ou à la définition des évolutions nécessaires à une entité.

L'enjeu peut être de rendre plus efficace et plus réactif le système d'animation d'une entité.

Vous pouvez aussi l'utiliser pour réorienter la fonction d'une équipe ou d'un service.

Elle procède ainsi : on gagne du temps en essayant d'ôter ou de diminuer des rituels inefficaces.

• Ôter : parce que la réunion ou l'activité fait doublon, ou parce que sa tenue n'est plus pertinente dans le contexte actuel. La suppression peut-être permanente ou temporaire.
• Diminuer : si un élément, une action ne peut être supprimée, elle peut être affinée en jouant sur la durée, sur la fréquence ou sur le nombre de personnes impliquées notamment pour rendre une réunion efficace.

Il arrive qu'une suppression ou diminution entraîne la nécessité d'un ajout ou d'un renforcement. Il faut donc intégrer ces notions à l'exercice. 

Bonne pratique : calculer à la fin de l'exercice le temps à gagner (gains des suppressions et diminutions auxquels on soustrait les ajouts et renforcements), pour gagner en motivation et faciliter la mise en œuvre des décisions.

Parallèlement, on réinvestit le temps gagné dans ce qui a été défini comme une priorité.

• Ajouter : c'est bien l'objet de ce type de travail. Se désengorger certes, mais aussi trouver du temps pour innover, remplir de nouvelles missions, lancer un projet.
• Renforcer : on retrouvera aussi de la liberté pour privilégier certains aspects de notre activité qui permettent de préparer l'avenir.

S'agissant de la recherche de gains de temps, c'est un outil de progrès continu et cela ne fonctionne donc qu'en répétant l'exercice plusieurs fois par an. C'est un moyen parmi d'autres pour réussir à gagner du temps.

S'agissant de la réorientation de l'activité d'une équipe, les décisions doivent être suivies dans le système d'animation classique de l'équipe.