Bâtir un système d'animation

En préliminaire, précisons qu'évidemment il n'y a pas un « agenda type » ou système d'animation parfait qui puisse être plaqué sur n'importe quelle entité. 

D'abord parce que chaque contexte et chaque organisation sont différents, mais aussi parce que le bon système d'animation est d'abord le fruit d'une construction itérative et collective.

Néanmoins, nous pouvons lister plusieurs dimensions que votre système d'animation doit couvrir a minima, et des bonnes pratiques pour chacun.

1. À court terme (jour, semaine) : l'animation opérationnelle

Objectif : Elle permet de suivre l'activité et de traiter les sujets courants et les urgences.

Risque : le dérapage. Il est très fréquent que les rituels s'allongent, que les timings ne soient pas respectés, et que de nouvelles réunions viennent s'accumuler aux anciennes.

Bonne pratique : faire un travail continu pour limiter l'invasion du court terme. Le système idéal et figé n'existant pas, il faut régulièrement prendre du recul sur cette dimension et diminuer le temps passé. 

Par exemple : faire, tous les 2 mois, un point sur le système d'animation court terme à la fin d'une réunion. Voir ce qui peut être réduit ou supprimer (fusionner deux réunions entre elles, diminuer la liste des participants, espacer un rituel trop régulier, etc.). Avec pour objectif, a minima, de gagner 1h pour chacun.

Evidemment, on trouvera à l'intérieur de chaque rituel, les astuces pour libérer la parole.

Outil : Matrice ODAR (Ôter, Diminuer, Ajouter, Renforcer) ; Matrice d'avancement

L'animation quotidienne est la prévention des dangers immédiats, l'aide dans la difficulté, les encouragements pour les rappels de règles, comme le fait le guide de haute montagne à chaque instant.

2. A moyen terme (trimestre, semestre) : les épisodes, les attracteurs

Objectif : définir des « épisodes » (cf modèle de l'aventure) courts, successifs et des événements de fin d'épisode qui permettent de prendre de la hauteur sur le chemin parcouru, de valoriser les succès et de se préparer aux changements à venir.

Risque : en faire des moments solennels, avec peu d'échange et beaucoup de formalisme.

Bonne pratique : chercher à libérer la parole et à varier le mode d'animation pour organiser des événements réussis et avoir toujours à l'esprit 3 enjeux :

• Mesurer le chemin parcouru
• Valoriser
• Relancer

On évitera en France les opérations type “employé de l'année” qui ne marchent pas. 

On évitera surtout des moments d'animation uniquement centrés sur la synergie et les messages positifs. Il en faut, et beaucoup, mais ils ne seront crédibles que si vous parlez aussi des difficultés que l'on a rencontrées, des choses qui n'avancent pas. Sans ça, vous récolterez des “ce n'est que de la comm” à la sortie de vos événements.

L'animation trimestrielle ou semestrielle est un camp de base. De repos donc (ou d'aération), de mesure du chemin parcouru et de remotivation avant les prochaines ascensions.

3. A long terme (3 ans à 5 ans) : la vision d'entreprise / le Graal

Objectif : définir une vision d'entreprise, un Graal, qui est l'aboutissement de votre projet d'entreprise et qui donne du sens à vos épisodes à moyen terme.

Risque : que l'animation du sens soit disjointe de la réalité du quotidien. En gros, on trime nez dans le guidon 364 jours par an, et au dernier jour, on se raconte la belle histoire de l'entreprise. C'est souvent le cas quand l'animation du Graal est accaparée par le top management et le service communication, alors qu'il est en réalité l'affaire du terrain (cf modèle de l'aventure). 

Bonne pratique : d'abord on formule une ambition qui est au delà des objectifs business et qui équilibre les attendus de l'entreprise avec ceux des individus qui vivent dedans.

Ensuite, on se garde de faire une animation par événement uniquement (c'est l'animation trimestrielle ou semestrielle qui remplit déjà cette mission. L'animation du long terme est l'affaire du discours managérial et de l'hyper quotidien. Pour manager le long terme, vous n'avez d'autres choix que d'en donner de multiples mini preuves, que vous entérinez périodiquement dans votre animation trimestrielle puis hebdomadaire et quotidienne.

L'animation du long terme se gagne moins dans les plans d'action que dans les comportements. Elle est donc le résultat du quotidien et de l'antagonisme plutôt que de la synergie.

L'animation long terme est le sommet (l'ambition) que l'on rappelle. On voit bien qu'il n'y a pas qu'un moment où le sommet est important : on en a besoin dans l'ascension face aux difficultés et au camp de base pour se projeter à nouveau.