Réussir l'entretien annuel d'évaluation

Voilà un beau passage obligé. Personne n'ose le remettre en question. Pourtant il n'est pas si fréquemment utile pour le collaborateur. Souvent subi aussi par des managers qui les enchaînent en décembre et janvier, il peut être pourtant une pierre angulaire de la stratégie managériale.

A ne jamais oublier !

Rappelons l'essentiel :

• L'entretien annuel est un marqueur-clé de la responsabilité managériale.
• Il a comme objectif de baliser la vie du salarié dans l'entreprise. C'est un entretien pour lui avant tout, avant l'intérêt qu'il peut avoir pour l'entreprise ou pour le manager.
• Il est l'occasion de passer des messages difficiles, encourageants ou stimulants et s'accompagne généralement d'une décision sur la rémunération.

Et plus important que l'essentiel !

• L'entretien est généralement un moment très attendu que l'on imagine 30 fois avant de le vivre réellement, générant parfois stress et angoisse.

L'entretien annuel c'est parfois aussi attendu par le salarié que la Coupe du Monde l'était par le Brésil en 2014… Sauf que du coup, l'intensité émotionnelle est telle que les débats n'ont plus rien de normal….

• C'est aussi le lieu de construction de nombreux mythes managériaux : un entretien raté du point de vue du salarié, c'est une discussion immédiate avec les collègues et une réputation qui se construit à vitesse “grand V”.
• C'est enfin un entretien qui a l'air confidentiel mais qu'il faut considérer comme public. Imaginez que tout ressortira et agissez en conséquence.

Comment le préparer ?

D'abord en se rappelant que c'est un entretien pour l'autre. On l'écrit en pensant non pas à se soulager ou à régler des comptes mais en cherchant à expliquer et faire comprendre, dans le but de faire progresser.

Du coup, c'est un temps de préparation plus important que l'entretien lui-même au cours duquel on va :

• Reprendre les messages déjà passés dans l'année et même avant, formalisés ou non.
• Identifier les points forts et les points de progrès.
• Surtout, on passera du temps à définir l'élément (généralement un seul) que l'on veut absolument faire passer et on choisira une pédagogie et une rhétorique en conséquence.
• Enfin, idéalement, on va le faire relire par un tiers pour éliminer les formulations maladroites : celles qui vous paraissent anodines et que l'autre trouvera vexantes.

→ Nous recommandons de ne pas trop rédiger pour laisser de la place au débat et pour pouvoir nuancer le propos si nécessaire, à la suite de l'échange.

Comment bien l'animer ?

Le temps de l'entretien dépend beaucoup du niveau de notre collaborateur et de sa place dans votre stratégie des alliés mais en tout cas, c'est l'un des moments de tête-à-tête les plus longs de l'année. En dessous de la demi-heure, c'est impossible de bien faire. Une heure, c'est déjà très court.

Il est utile de laisser la parole à votre collaborateur mais ce n'est pas si simple. Il faut créer un climat de confiance et d'écoute. 

Une bonne pratique est de lui demander de préparer lui aussi quelques messages. D'ailleurs certaines entreprises l'imposent. Comme toujours, quand c'est imposé, c'est mieux que quand ce n'est pas fait et moins bien que si c'est volontaire.

Pour créer le climat d'écoute, c'est utile de faire commencer votre collaborateur : il peut trouver ça un peu “piégeux” mais si vous faites le contraire, l'expression est beaucoup moins libre : le collaborateur se positionne par rapport à ce que vous avez déjà dit.

Essayez également de retenir des éléments de ses messages pour modifier les vôtres. Toutes les techniques d'écoute sont bonnes pour favoriser une expression libre mais précise.

Enfin s'agissant des objectifs, il est souvent utile de les fixer ensemble. Pour ce qui est de la décision, la note, elle peut aussi être donnée au démarrage pour éviter un suspens inutile et qui peut détourner l'attention de votre propos.