Gagner du temps

Si vous avez le sentiment de manquer de temps et d'être “toujours sous l'eau”, rassurez-vous, vous n'êtes pas seuls !

Plus sérieusement, le vrai problème du manque de temps est qu'il est de plus en plus vu comme une fatalité et donc finalement très peu combattu.

Pour s'en sortir, revenons à la base.

D'abord, le bon état d'esprit :

Souvent, on a peur d'abandonner des choses pour ce qui se passerait si on arrêtait de les faire. Pourtant il y a déjà des tas de choses indispensables que vous ne faites pas. Pour gagner du temps, il faut donc commencer par admettre ce constat et se mettre dans une démarche de suppression de tâches.

Gagner du temps, c'est comme arrêter de fumer : tout ce que vous allez faire est bon pour vous, mais votre cerveau tente de vous persuader que vous allez souffrir d'un manque encore plus grave que les risques que vous prenez aujourd'hui.

Ensuite, se rappeler que c'est ça, la stratégie :

Ne pas avoir de temps, c'est normal. Les ressources sont limitées et c'est tout à fait logique. Ce serait assez gênant que vous ayez de grandes plages à ne savoir que faire dans votre journée. 

Qui dit ressources limitées dit qu'il faut savoir comment allouer ses moyens contraints aux objectifs fixés : c'est la stratégie. 

De tous temps, pour la guerre ou pour l'entreprise, pour les projets ou les politiques d'un Etat, le problème de l'allocation de ressources rares est ce qui fonde l'existence même d'un pouvoir. Bref, c'est parce que ce problème du temps existe qu'il vous faut une stratégie managériale.

La gestion des priorités est un Graal pour chaque manager. Face aux sollicitations multiples, à la pression du quotidien, on ne distingue plus ce qui est important de ce qui est urgent et on a la sensation de perdre pied.

Il n'y a évidemment pas de solution miracle, il n'y en aura jamais car ce qui marche pour l'un ne marche pas forcément pour les autres. En revanche, la sensation de ne plus gérer ses priorités a deux causes principales :

1. Vous n'avez pas défini de stratégie managériale
2. Vous ne savez pas la mettre en oeuvre

Et donc, définir une stratégie managériale

Habituellement, nous voyons des managers qui arrivent à définir des objectifs clairs mais qui n'arrivent pas à définir une manière raisonnable d'allouer leur temps. Cela nécessite de renoncer à certaines choses, comme par exemple : 

• Se focaliser sur certains acteurs de l'équipe au détriment d'autres (cf. management situationnel).
• Choisir une ou deux priorités qui contribuent à l'objectif au détriment d'autres actions qui contribuent également mais que vous ne pouvez lancer aujourd'hui par manque de temps.
• Réaliser des actions à 80% plutôt que de chercher un 100% très coûteux en temps et moins efficace en contribution.

Mettre en oeuvre une stratégie managériale :

La difficulté de la stratégie et de la priorisation est de réussir à la mettre en oeuvre dans la durée. Pour cela, le manager doit parvenir à faire comprendre sa stratégie à son équipe, à la mobiliser et à connecter l'ensemble des actions quotidiennes à cette stratégie. 

Le manager peut s'aider de stratégies de mise en oeuvre comme :

• La stratégie de l'aventure qui décrit comment on peut générer un élan en actionnant bien les leviers de l'émotionnel
• La stratégie des alliés qui propose une priorisation des acteurs à animer
• La stratégie du jeu de Go, plus vaste, qui aide à connecter les actions entre elles et à bien gérer les difficultés

Puis, trier

Nous sommes sceptiques sur les grandes théories de gestion du temps. C'est lourd et résiste difficilement à l'épreuve de la réalité.

En revanche, choisir ses combats, OUI.

On va concentrer son action sur les sujets qui ont le plus d'importance à nos yeux : c'est la stratégie du jeu de go.

On va séquencer ses actes managériaux sur les individus pour que chaque action soit efficace (jeu de go toujours) et sur ceux qui vous aident (stratégie des alliés).

On va éliminer les contrôles inutiles et en particulier les tableaux de bord suivis systématiquement alors qu'ils ne sont que des sources d'information et pas de véritables guides de l'action.

Sur les chemins de Compostelle, on dit que les sacs à dos sont remplis de nos peurs (d'avoir froid, faim...). Au fil des kilomètres, avec la fatigue, on vide le sac pour qu'il soit plus léger et qu'il ne reste que l'indispensable. Dans votre recherche de temps, vous allez aussi devoir vider le sac de vos contrôles inutiles, des actions qui vous alourdissent.

→ Surtout, on va arrêter de faire le reste ! Ou au moins le diminuer drastiquement. Si vous n'êtes pas prêt à le faire, revenez au paragraphe “état d'esprit” de cet article.

Enfin, une astuce, refusez les réunions quand on vous les envoie

Beaucoup d'entre vous ont tendance à garder des réunions simultanées en se disant qu'ils choisiront plus tard et peut être même que l'une d'entre elles s'annulant, le choix sera simplifié. C'est une erreur beaucoup plus grave qu'il n'y paraît pour votre agenda.

Pourquoi ?

Admettez que si aucune ne s'annule, vous devrez renoncer à une ou deux réunions pour assister à la troisième (sauf si vous faites 1/3 de chacune ce qui est le pire).

Si vous renoncez à ces réunions finalement, c'est que vous n'y étiez pas indispensables ou que vous suggérez subtilement à l'organisateur de la déplacer. Dans les deux cas, elle n'aura pas lieu pour vous dans le créneau initial.

Seulement, comme vous refusez au dernier moment, tous les créneaux proches sont déjà pris.

Maintenant, admettons que vous répondiez, le jour de l'envoi de l'invitation : vous êtes libre et la réunion vous intéresse, vous acceptez. Vous n'êtes pas libre ou vous ne pensez pas être libre, vous refusez (si, si). Jusque là tout va bien.

Vous êtes occupé, refusez l'une des deux. Aussi, si celle que vous acceptez est annulée plus tard, vous récupérerez un créneau libre ! Et vous ne regretterez pas la réunion précédemment refusée, car vous vous étiez fait une raison et les autres participants aussi.

Conclusion, vous avez des marges de manoeuvre 

Ça ne va pas vous faire plaisir, mais la surcharge est souvent le fait de l'individu surchargé, et pas vraiment du système… Ce n'est pas parce que vos collègues sont surchargés que c'est le système. Tout le monde rêve de faire ce qui est écrit dans cet article et personne ne l'en empêche… Et si vous en doutez, testez ! Nous avons rarement vu les équipes se formaliser d'une absence à une réunion. Faites vous à l'idée que vous êtes souvent moins indispensable que vous ne l'imaginez et reprenez la maîtrise de votre temps.