Animer une réunion efficace

Qui n'a jamais souffert de réunions trop silencieuses avec des participants passifs ou avec un ou deux (toujours les mêmes) qui s'expriment pour tout le monde ?

Faire que les gens s'expriment en réunion n'est pas une science exacte mais quelques principes peuvent permettre d'y parvenir ; quelques trucs et astuces peuvent aider également.

Les principes d'une réunion d'expression

Taille et nature du groupe

Evidemment, l'expression est plus facile en groupe restreint qu'avec un public large. Disons qu'au-delà de 12 personnes vous aurez à coup sûr des silencieux et qu'au-delà de 20, seulement 3 ou 4 parleront. Idéalement un groupe de 6 ou 7 est idéal pour la facilité d'animation ET la richesse des échanges. Au-delà de 10, un animateur extérieur à votre équipe (ex : RH, acteur transverse) peut avoir un intérêt décisif.

De même, le casting a de l'importance. De grands écarts de niveaux sont souvent contre-productifs. Nous pensons qu'il est souvent inutiles d'avoir plus de deux niveaux hiérarchiques dans une même réunion. 

Il est aussi fréquent d'avoir dans la salle des invités pour la forme, moyennement intéressés par le débat. Non seulement, ils participeront peu mais contribueront au manque de dynamisme.

Préparation et déroulé

Une réunion qui ambitionne de générer des échanges doit être préparée par tous. Les participants qui auront préparé une contribution (même petite) sauront ce qui sera débattu et auront envie de s'exprimer. Le leader de la réunion aura préparé une courte introduction, et précisera de façon synthétique ce qui est attendu de cette réunion.

• L'intérêt de la préparation est surtout de mettre les participants en condition, et de faire que la réunion soit la leur. Nous nous débrouillons souvent pour que chaque personne ou chaque catégorie de personnes ait leur moment.
• La préparation consiste aussi à concevoir un déroulé astucieux et équilibré. On veut souvent en mettre trop. Nous conseillons d'avoir un seul livrable pour une réunion participative (quitte à multiplier les réunions). Dans une réunion généraliste (type CODIR), on mettra au moins 30 minutes par sujet.
• Le déroulé est partagé, pas seulement pour informer mais aussi pour rendre le public complice de ce déroulé.
• La préparation peut être aussi un document d'ouverture : une ambition, une présentation de projet ou un tableau de bord. D'une façon générale, préférez les documents courts, visuels et antagonistes (qui proposent un avis et pas seulement un état des lieux).
• Le document peut être distribué ou pas. Mais attention, distribué au début de la réunion, il sera lu en même temps que votre présentation et peut nuire à l'interactivité.

Animation

Bon casting et bonne préparation, il reste à réussir l'animation. Là, d'innombrables principes existent. Voici les plus importants selon nous :

• Stratégie des alliés : pour faire avancer les débats, appuyez-vous sur ceux qui veulent vous aider et contribuer plutôt que de faire une joute avec vos opposants. Cherchez à interpeller directement vos alliés (“et toi, que penses tu de ce sujet ?”) et contrôlez le groupe avec eux, notamment en les laissant répondre aux objections à votre place quand c'est possible.
• Ne pas juger les contributions du groupe : rien de pire que de juger en direct la pertinence des interventions du groupe. Evitez les jugements inutiles du type “très bonne remarque” et prenez en compte tout ce qui est dit, parfois avec humour mais sans moquerie, y compris ce qui n'est pas constructif (sans quoi vous allez éveiller l'esprit de révolte de ceux qui se sont exprimés).
• Noter : il est utile de noter en direct et à la vue de tous ce qui est dit, pour montrer que vous avez écouté et que la discussion avance. On peut utiliser un paper board, un tableau blanc, ou, encore mieux, des panneaux Métaplan (ou Créaplan).

Quelques astuces pour libérer la parole

Dynamiser

Libérer la parole ne repose pas seulement sur le fait d'avoir un sujet intéressant et bien animé, c'est aussi des acteurs en énergie. Mettez les gens debout, faites-les se déplacer, changez de place et de type d'animation. Derrière une table c'est difficile, nous les enlevons à chaque fois que c'est possible.

Jouer

Oui oui, comme nous l'apprend l'analyse transactionnelle, chacun d'entre nous a gardé une part d'enfant en lui, et la plupart des gens sont joueurs.

On peut les faire voter (avec des gommettes) pour prioriser ou pour signaler un contenu qui leur plait ; à l'heure des likes de Facebook, c'est très efficace. On peut aussi créer des mini-jurys pour décerner des prix distinctifs (de l'innovation, de l'originalité), on peut encore créer des sketchs pour présenter le contenu d'un sous-groupe.

Respirer

C'est quand on est pris par le temps qu'il faut le plus préserver les pauses ou des séquences ludiques notamment pour les reprises (après la pause déjeuner par exemple). Travailler sous tension est difficile et la pression du timing empire la situation.

Des réunions répétitives et sans originalité, c'est rapidement Les Temps Modernes (Charlie Chaplin, 1936)