Organiser un séminaire pour engager mon équipe

L'organisation d'un séminaire efficace est très difficile. On réussit souvent à faire émerger des choses intéressantes mais le retour à la vie réelle, le lendemain du séminaire, est parfois cruel car il arrive fréquemment que 50% ou plus de ce qui a été décidé en séminaire ne se mette pas en œuvre.

Pour réussir un séminaire d'engagement, il faut donc procéder avec méthode avant, pendant et après le séminaire.

1. Avant le séminaire, faire que chacun arrive préparé

Un séminaire se gagne souvent avant même de démarrer. En tous les cas, l'inverse est vrai : un séminaire où rien n'est préparé ne peut réussir.

S'il est déconseillé de tout figer à l'avance, voici les éléments qu'il est indispensable de caler en amont du séminaire :

• L'objectif : clairement défini en une ou deux phrases, et partagé avec l'ensemble des participants. Soyez et restez ferme sur l'objectif, mais en revanche ouvert sur les livrables (si vous savez déjà ce que vous voulez obtenir, vous briderez la créativité).
• Ce que vous attendez de chacun des participants : qu'ils aient ou non à préparer quelque chose pour le séminaire. En tant qu'organisateur, vous devez passer une commande très claire. Vous n'obtiendrez que ce que vous avez demandé au préalable. Si vous pouvez découper votre séminaire pour que les participants soient chacun (éventuellement par groupe), leader d'une séquence, c'est idéal.

Un séminaire où les participants arrivent sans avoir préparé, c'est un grand huit : on peut y avoir des sensations fortes, mais on est totalement passif et on subit de fait les événements.

2. Pendant le séminaire, ne poursuivre qu'un seul objectif et s'y tenir

Le problème d'un séminaire, c'est de vouloir tout faire, alors que tout l'enjeu d'un séminaire, c'est de ne faire qu'une chose dans un temps plus long pour traiter les choses plus en profondeur.

Dans le cadre d'un séminaire d'engagement, le risque serait de vouloir obtenir un engagement + la feuille de route + le plan d'action + etc... D'abord parce que vous risquez d'aller vite sur l'engagement pour pouvoir tout traiter alors que c'est votre enjeu principal. Ensuite parce que le plan d'action et la feuille de route vont le faire oublier.

A la fin du séminaire, tout le monde sortira avec en tête les actions qui vont venir se rajouter à un agenda souvent chargé, au lieu de ressortir en repensant à l'engagement collectif qui a été obtenu (ou non).

Obtenir un engagement, ce doit être l'aboutissement du séminaire. Voici comment peut être construit un séminaire d'engagement :

1. Présentation du sujet sur lequel un engagement est nécessaire
2. Questions / réactions / identification des conditions d'adhésion
3. Traitement des difficultés en collectif : recherche commune de solutions
4. Engagement du groupe + reprise des étapes 2 et 3 si l'engagement n'est pas obtenu.
5. Définition de la manière de communiquer cet engagement au reste de l'entité (un engagement qui n'est pas public est faible).

Le séminaire est construit pour correspondre à la courbe en J de l'engagement : après l'effet d'annonce, le doute voire le rejet, puis la reconstruction et enfin l'enthousiasme.

On utilisera aussi des techniques variées pour libérer la parole.

3. Après le séminaire, traduire les décisions dans le quotidien

Plutôt que de décider du plan d'action en fin de séminaire, nous vous conseillons de prévoir un point, une ou deux semaines après le séminaire, dans les réunions rituelles, pour traduire les décisions en actions.

D'abord cela permettra de reparler du séminaire, à froid, et de ne pas en faire une parenthèse déconnectée du réel. Ensuite cela permettra de prendre des actions peut-être moins ambitieuses dans leur nombre et dans leurs délais (car vous ne serez plus dans l'euphorie du séminaire mais dans la réalité du quotidien) mais plus pragmatiques et réalistes.